公司查册政策收紧，香港公司该做什么准备

为香港营造更安全的营商环境，更好地保护香港商界领袖的个人隐私。香港于去年开始收紧公司查册政策，香港公司董事的个人身份信息可以选择只披露部分信息。

为什么需要做公司查册？

公司查冊的作用包括了解企业背景的真实性，调查公司股权变动的转让历程、公司财务状况调查、纳税申报及缴纳情况等多种用途。公司查册可以帮助企业及个人了解潜在合作对象、竞争对手及同行公司。

香港公司注册成立后，需要在公司注册处留下有关公司及董事的资料。公众可以查看由公司注册处登记和保存的香港公司现状信息。香港公司查册为公众了解企业真实背景提供了便利了，但同时业务香港公司董事的个人信息泄露留下隐患。

我们都知道保密性也是公司注册地选择、企业和个人资产安全的影响因素。公司注册信息对外公开的程度直接决定了企业信息的保密性。

但目前香港政府已实施《公司条例》项下的搜查安排附属法例，相关的搜查政策明显收紧。

哪类群人可以申请查阅受保护资料

在新查册安排下，以往供所有查册人士查阅的公司董事通常住址及完整的身份证号码，将会被列为「受保护资料」，仅供以下7类「指明人士」申请阅览：

1. 资料当事人及其授权人

2. 公职人员或公共机构

3. 因执行法定职能而须使用受保护资料的人士或机构

4. 本港执业律师

5. 本港执业会计师

6. 须使用受保护资料进行尽职调查的银行、金融机构、商业机构

7. 指定非金融业人士，如会计或法律专业人士、地产代理或信托及公司服务持牌人

局方指查册人士仍可阅览公司登记册上董事的通讯地址和部分身份证号码，认为这两项资料连同相关董事的姓名及其公司资料，已足够让查册人士辩认有关董事身份。

收紧政策实施阶段

第一阶段:

于2021年8月23日开始让公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址，及董事和公司秘书的部分身份识别号码代替完整号码予公众查阅。

第二阶段：

于2022年10月24日开始，公司登记册董事索引所载的受保护资料，须以通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。

第三阶段：

于2023年12月27日开始，资料当事人可向公司注册处申请不提供在第二阶段开始前已向公司注册处登记的文件所载的受保护资料，并以其通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。

新查册制度下香港公司该如何准备

在2022年10月第二阶段开始之前，公司只有在必要的立法修正案通过后，才能将其自己登记册中的常住地地址和身份识别码排除在公众检查之外。目前公司需要确定是否执行此决定，如果是，则需引入必要的内部流程。

可以说，在香港有秩序地实施公司查册的三个阶段，确保了公共登记册所载的资料只能用于设立这些登记册的合法目的。在公众的知情权和安全隐私之间找到平衡点。